L'ARCHIVIO STORICO DEI COMUNI

Molti amministratori che si riempiono la bozza della parola cultura spesso dimenticano di occuparsi dell'Archivio storico. Un patrimonio importantissimo per la memoria delle città.
Per descrivere tutti gli adempimenti dovuti ho fatto riferimento ad una guida della soprintendenza archivistica.

L'archivio storico è costituito dai documenti relativi agli affari esauriti da oltre quaranta anni (art. 30 c.4 D.Lgs 42/2004). I documenti selezionati per la conservazione permanente devono essere ordinati (art. 30 c.4 D.Lgs 42/2004), rispettando i criteri delineati nelle fasi corrente e di deposito, ma tenendo conto che, dopo tutti i successivi scarti, tale parte dell'archivio deve ormai assumere uno stato definitivo, e devono essere trasferiti, contestualmente agli strumenti che ne garantiscono l'accesso (protocolli, repertori, rubriche, schedari, elenchi, ecc.), nell'apposita separata sezione di archivio (art. 60 DPR 445/2000). Le delicate operazioni di sistemazione definitiva della parte storica dell'archivio (che nella letteratura professionale va sotto il nome di "riordinamento") vanno affidate a personale, eventualmente anche esterno all'Ente, dotato di adeguata professionalità specifica (diploma di archivistica, paleografia e diplomatica rilasciato dalle omonime Scuole istituite presso 17 Archivi di Stato, o titolo equipollente). La direzione degli archivi storici dei Comuni  il cui archivio sia stato riconosciuto dal Ministero per i Beni e le Attività Culturali "di particolare importanza" deve essere affidata a personale dotato del medesimo titolo professionale (art. 31 DPR 1409/1963, non abroga to dal D.Lgs 42/2004, né dal precedente D.Lgs 490/1999). Il responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, come responsabile generale di tutto il sistema archivistico dell'Ente, è comunque tenuto a supervisionare e garantire anche la gestione dell'archivio storico (art. 61 c. 3-f DPR 445/2000). L'archivio storico deve inoltre essere inventariato (art. 30, c.4 D.Lgs 42/2004), cioè dotato di uno strumento di descrizione complessiva che, affiancando gli strumenti originari di gestione (protocolli, repertori, ecc.), ne faciliti l'accesso ai fini giuridico-amministrativi (mai del tutto esauriti) e di ricerca scientifica, e ne consenta la tutela anche patrimoniale. Il trattamento di dati sensibili è consentito all'Ente per la redazione degli inventari e per le operazioni di conservazione, ordinamento e comunicazione dell'archivio storico (art. 98 D.Lgs 196/2003). Per consentire l'adeguato esercizio della vigilanza anche sui documenti che costituiscono eccezione alla 15 consultabilità di cui agli artt. 1 e 4 DPR 854/1975, copia degli inventari sarà consegnata alla Soprintendenza archivistica. Gli archivi storici devono essere liberamente consultabili, salvi i limiti di riservatezza previsti dalla legge (artt. 122-123 D.Lgs 42/2004). L'abrogazione della parte dell'art. 22 DPR 1409/1963 che faceva salvi gli "ordinamenti speciali" quali eccezioni al regime di consultabilità, fa ritenere che non sopravvivano limiti diversi da quelli previsti dalle norme generali di legge, come sopra indicato per l'archivio corrente e di deposito (40, 50 e 70 anni). Qualora sia autorizzata, prima del decorso dei termini della riservatezza (ed anche successivamente, quando l'accesso diventa libero), la consultazione di documentazione contenente dati personali sensibili conservata nella sezione storica, i documenti sono comunicati insieme con gli atti dai quali risultino le eventuali richieste di aggiornamento, rettifica, cancellazione di dati da parte degli interessati (art.126, c.1 D.Lgs 42/2004 e art. 7 c.1 alleg. al Provvedimento 14 mar. 2001 n.8/P/2001 del Garante). Sull'archivio storico, che deve essere correttamente conservato, ed è inalienabile come le altre parti dell'archivio (art. 54, cc.1-2 D.Lgs 42/2004), si esercita la medesima vigilanza della Soprintendenza archivistica, già citata per l'archivio nelle sue prime fasi di vita (art. 18 D.Lgs 42/2004). Nell'esercizio di tale vigilanza, saranno date le eventuali autorizzazioni a interventi di restauro, a trasferimenti di sede e più in generale le necessarie prescrizioni per la tutela del patrimonio archivistico. Al fine di garantirne la sicurezza , assicurarne la conservazione o impedirne il deterioramento, la Soprintendenza ha facoltà di imporre la custodia coattiva dell'archivio storico dell'Ente presso un pubblico istituto (art. 43 D.Lgs 42/2004).